A mindennapjainkban tapasztalt változások, korlátozások, a magunk és társaink egészségének védelme előtérbe helyezte az online kommunikációt.

Az igényekkel, elvárásokkal párhuzamosan a digitalizációs eszközök, alkalmazások és SMART megoldások is rohamosan fejlődtek. Az online értekezlet várhatóan a jövőben is egy kedvelt módszere lesz a gyors, hatékony kommunikációnak, elég, ha csak az utazások számának, gyakoriságának csökkenésével együtt járó környezetterhelésre gyakorolt jótékony hatásokat vizsgáljuk.

Az „új” kommunikáció új szabályok figyelembevételét és betartását is igényli, jó, ha ezekkel tisztában vagyunk.

1. Meghívó – a meghívó elküldése előtt ellenőrizd az e-mail címek pontosságát, rendkívül kellemetlen lehet, ha valaki nem kapja meg azt, vagy újra kell küldeni. A meghívó tárgymezőjébe ne írd, hogy meeting, megbeszélés, HR téma stb….pontosan add meg a feldolgozandó téma címét!
Az értekezlet ütemezését előre add meg, hogy minden résztvevő tervezni tudjon a rendelkezésre álló idővel!

2. Készítsünk napirendet – fontos, hogy mindenki ugyanazokkal a háttérismeretekkel rendelkezzen ezért előre írd meg az értekezlet témáit a naptármeghívóba legalább 1 nappal a megjelölt időpont előtt. Így minden fél esélyt kap arra, hogy kialakítsa elvárásait és felkészülhessen az értekezlet céljait illetően. S ha te kapsz egy értekezleti napirendet, fel tudsz készülni a témából.

3. Felkészülés kérdésekkel – meg kell határoznunk a megbeszélés céljait. Készítsd el előre a jegyzeteket, háttér információkat, készülj kérdésekkel!

4. Próbáld ki – ellenőrizd a technológiát: wifi erősséget, kamera tisztaságot és élességet, a hangszóró és a mikrofonod működőképességét! A megbeszélés alatt a kamerába nézz, s ne az arcokat mustráld, így tarthatod a virtuális szemkontaktust! Tarts olyan távolságot az eszköztől, hogy a beszélgető partnerek a kézmozdulataid is lássák, így nem tűnsz majd semlegesnek!

5. Bejelentkezés: az etikai érkezési idő a kezdés előtt 5 perccel.

6. Öltözet: légy felöltözve tetőtől-talpig – jót fog tenni a magabiztosságodnak. Légy felkészült a testi–szellemi találkozásra! A megszokott, de professzionális megjelenést sugározd.

7. Ne matass: ne egyél, igyál! Ha mégis kortyolnod kell, kérj elnézést, s fordulj el egy pohár vízzel – ne üvegből!

8. Eszközök: készítsd el előre a naptárad, jegyzetfüzeted, tollad a kezed ügyébe!

9. Háttér: ne állíts be automata hátteret, mert elvonod mások figyelmét, s torzulhat is, ha pl. valaki telefonon, vagy táblagépen jelentkezik be. Gondold át, hogy akik veled szemben ülnek mit látnak mögötted! Tedd a széked egy fal elé! Figyelj arra, hogy ne ablak előtt vagy mellet ülj, mert ha a nap rásüt a monitorodra, kamerádra, nem látsz - és látszol, vagy beborul kint az idő s elsötétül a háttered, illetve Te is.

10. Környezet: biztosíts magadnak nyugodt környezetet – a szomszéd autószerelő műhely, vagy akár a kinti zajok bezavarhatnak.

11. Szót kérek! – konferencia közben némítsd le a mikrofonodat! Ha szólni kívánsz, jelezd a kéz ikonnal, hogy ne vágjatok egymás szavába! A nem kivehető, össze-vissza beszéd vagy a hallgatások elkerüléséhez fogalmazz meg kifejezetten a többi résztvevőnek szánt kérdéseket! Kérdezd meg az egyes szakaszok végén, hogy van-e bárkinek hozzáfűzni valója, az kérdése az elhangzottakkal kapcsolatban!

12. Az úton lévő résztvevők is csatlakozhatnak az értekezletekhez: globális tárcsázási számmal, vagy közvetlenül is felvehetik a kapcsolatot egymással. Semmi másra nincs szükségük, mint egy mobileszközre és az alkalmazásra. Ha így jelentkezik be a kollégád, figyelj arra, mobilinternet ellátottsága és erőssége változhat, így előfordul, hogy kiesik a vonalból, s újra képbe kell hozni.

13. Idő: a beszélgetés közvetlen irányításával gondoskodhatsz a meetingre szánt idő maximális kihasználásáról.

14. Megosztás: az adatok, dokumentumok vagy vizuális elemek szemléltetése megosztással érhető el. Figyelj arra, hogy képernyőmegosztással tedd ezt, s így mindannyian ugyanazt látjátok! Ne hivatkozz olyan elemre, mely nem mindenkinek egyértelmű! Elvárás, hogy ezt mindenki követni tudja, ne kapkodd el a lapozást vagy kijelölést, figyelj a tempóra. A megosztással megakadályozhatod, hogy elvond a figyelmet a kereséssel. Ne feledd, ha megosztod a képernyőd, kapcsold ki a levelezésed, telefon vagy üzenetküldési programot, ezzel kellemetlenségeket kerülhetsz el.

15. Vidd bele a személyiséged: mivel ezeken a virtuális találkozásokon hiányzik a testbeszéd, így nehezebb észrevenned a reakciókat, illetve hogy megfelelő illetve követhető-e az ütem. Hogy fenntartsd az érdeklődést, a személyes varázsod használd, tégy úgy, ahogyan tennél, ha személyesen ülnétek a meetingen. Légy udvarias, előzékeny, megértő azokkal szemben is, akik nem annyira érzik komfortosnak magukat az online értekezletekben!

Révész Tímea, SZBT Development Kft., Ügyvezető, HR divízió vezető