A hatékony, sikeres emberek problémája nem a pénz, hanem inkább az idő. Kevesebb idő áll rendelkezésre, mint amennyi elvégzendő feladat van, és nem minden feladat egyformán eredményes, azaz fontos. Az Eisenhower Mátrix segítségével könnyen eldönthetjük, mire érdemes az időnk nagyrészét fordítani…

„Sürgős” – a hatékonyság betegsége

Az egyikor USA elnök, Dwight D. Eisenhower egyik híres mondása:

„Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”.

A sürgősség - mivel a fontosság érzetét kelti - nagyon könnyen összetéveszthető a fontossal. A kettő nem ugyanaz! Ha valami fontos, akkor az kihagyhatatlanul szükséges a céljaink elérésben! A sürgős dolgok a céljaink elérésnek tekintetében nem mindig fontosak. Sőt, nagyon ritka esetben fontosak. Leginkább csak azt jelenti, hogy „gyors beavatkozásra van szükség”. Pl.: valamelyik munkatárs elfelejtette levinni a szemetet előző nap, és az étkező bűzlik, hamarosan itt vannak a külföldi partnerek. Láthatjuk, hogy valakinek gyorsan kell cselekedni, de a hosszútávú célok tekintetében a „szemetet levinni” nem igazán fontos célkitűzés. Inkább tűzoltás.

Kezeld külön a fontosságot / sürgősséget! Itt ez a borzasztóan sürgős ügy, de amúgy fontos?

Az Eisenhower Mátrix

Hatékony időgazdálkodás szempontjából létfontosságú tudni, hogy mely tevékenységek valóban fontosak, és melyek azok a tevékenységek, amelyek magukban fontosak lehetnek, de a hosszútávú célok tekintetében majdhogynem jelentéktelenek.

A tevékenységeket alapvetően – fontosság / sürgősség szerint - 4 általános kategóriába sorolhatjuk:

1. Fontos és sürgős. Ez a tűzoltás kategória. Ha nem csinálod meg azonnal, akkor a fejedre omlik a ház. Egyformán sürgős és fontos is. Ezeket csináld meg azonnal! Ha sokat működsz ebben a kategóriában, akkor a következő, kettes ponton kell javítanod!
2. Fontos, de nem sürgős. Ez a legfontosabb kategória. Arra kell törekedned, hogy a tűzoltás mellett minél több idő jusson az itteni tennivalókra. Folyamatok szervezése, hosszútávú tervek készítése, kibontása. Olyan tevékenységek, amelyek hosszútávon hoznak eredményeket. Vedd észre, hogy valójában ezek a tevékenységek hozzák el azt a boldogságot, amire igazán vágysz.

Az a cél, hogy minél kevesebb tűzoltás legyen, és minél több időt tölts a 2-es pontba tartozó tevékenységekkel!

3. Nem fontos, de sürgős. Ide tipikusan azok az ügyek tartoznak, amelyek nagy hanggal járnak, azonnali beavatkozást igényelnek, de közelebbről megnézve nem igazán fontosak. Legalábbis számodra nem. Pl.: mindjárt itt az ételfutár, és még nem írtad össze a jövőheti menüt. Az ilyen feladatokat egyszerűen add ki valakinek, aki elvégzi helyetted, és minél gyorsabban térj vissza a fenti 1-2. pontokhoz.
4. Nem fontos, nem sürgős. Ez leginkább úgy írható le, mint azok a „tennivalók”, amelyeknek semmi köze a céljaid megvalósításához. Pl.: Vasárnap délelőtt teleshopos reklámokat nézni egy tál csipsszel az öledben. Ezeket a tevékenységeket egyszerűen hagyd el, ha a céljaid kedvesek számodra!

NE FELEDD: Amikor arról beszélünk, hogy fontos, akkor mindig a hosszútávú céljaidat, a várható eredményeket vedd alapul!

Ha csak a sürgős ügyekkel foglalkozol, akkor teljesen szétszóródik a figyelmed, és pont, hogy a legfontosabb tevékenységekre nem marad idő! Az Eisenhower Mátrix elmélete hasznos eszköz a tevékenységek minősítésében.

Nézd meg, hogy a táblázat alapján mely tevékenységeid hová sorolhatók! Csináld az 1-2-őt, 3-ast add ki valakinek, 4-eseket vesd el!

Te hogyan oldod meg, hogy a fontos dolgokra jusson idő? Írd meg kommentben!